Best Value Procurement

De Best Value Procurement (BVP), oftewel de Prestatie-inkoop, heeft de afgelopen jaren aan populariteit gewonnen binnen (Europese) aanbestedingen. De methodiek is ontwikkeld ter vergroting van de oplossingsruimte voor inschrijvers. Het is zowel voor de aanbestedende dienst als de inschrijvers van belang om te beseffen dat naast de Best Value Procurement systematiek ook voldaan moet worden aan het (Europese) aanbestedingsregime.

Intro

Best Value Procurement is een manier van werken die tot doel heeft de traditionele rolverdeling tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer te veranderen. Bij de Best Value Procurement wordt het principe om vooraf strakke eisen te stellen aan de inschrijvende partij los gelaten. De aanbestedende dienst geeft vooraf in plaats van randvoorwaarden en minimumeisen, veel meer op hoofdlijnen aan waaraan zij behoefte heeft. Daarmee hebben inschrijvers de vrijheid hebben hun expertise maximaal te laten zien en met oplossingen te komen die daadwerkelijk recht doen aan hetgeen de opdrachtgever wenst. Het inhoudelijk initiatief wordt als het ware verschoven naar de inschrijver. Daarmee worden ook zoveel mogelijk problemen in de uitvoering voorkomen, doordat de opdrachtnemer in feite zelf zijn opdracht schrijft.

Het is zowel voor de aanbestedende dienst als voor de inschrijver van belang te realiseren dat de Best Value Procurement geen zelfstandige aanbestedingsprocedure is. Ingeval BVP wordt toegepast binnen een aanbestedingsprocedure staan nog steeds de 4 basisbeginselen voorop i) non-discriminatie, ii) gelijke behandeling, iii) transparantie en 4) proportionaliteit. Deze zijn erop gericht om iedere inschrijver zoveel mogelijk dezelfde kansen te geven, door iedereen zoveel mogelijk van dezelfde informatie te voorzien. Dat kan tot een spanningsveld leiden vanwege de maximale flexibiliteit die met Best Value Procurement wordt beoogd.

Nader beschouwd

De Best Value Procurement bestaat uit vieren fasen: de voorbereidingsfase, de beoordelingsfase, de concretiseringsfase en de uitvoeringsfase. Zoals de naam al doet vermoeden, worden in de beoordelingsfase de inschrijvingen beoordeeld. De inschrijvingen zijn in deze eerste fase nog beperkt in omvang. De inschrijvers geven in feite slechts in grote lijnen aan hoe zij denken aan de wensen van opdrachtgever te gaan voldaan. Met degene die volgens de gestelde criteria de beste inschrijving heeft, wordt vervolgens de concretiseringsfase ingegaan. In deze fase moet de beoogde opdrachtnemer laten zien dat hij inschrijving kan waarmaken. Te beginnen met een planning, waarbij per onderwerp het project tot in detail moet worden uitgewerkt. Op deze wijze zal moeten blijken op welke wijze het beloofde resultaat zal worden bereikt binnen de gestelde randvoorwaarden. Let wel, in deze fase mag de inschrijving slechts worden verduidelijkt en geconcretiseerd. Het is niet meer mogelijk de inschrijving aan te passen.

Indien in deze fase blijkt dat de beoogde opdrachtnemer toch niet aan de eisen kan voldoen, kan de fase daarna worden doorlopen met de één-na-beste inschrijving. Zo volgt ook uit een uitspraak van de rechtbank Den Haag (ECLI:NL:RBDHA:2016:11289). De Provincie Zuid-Holland had in deze zaak een openbare Europese aanbesteding aangekondigd waarop de Best Value Procurement wordt toegepast. In het beschrijvend document staat omschreven dat een inschrijving als ongeldig terzijde kan worden gelegd indien de beoogde opdrachtnemer niet in staat is om voldoende aan te tonen dat hij het door hem beloofde resultaat kan bereiken. In de uitnodiging voor de concretiseringsfase heeft de Provincie reeds opgemerkt dat in de aanbieding van Honeywell geen onderbouwing is opgenomen waarmee het real-time inzicht wordt aangetoond. Tijdens het eerste gesprek in de concretiseringsfase geeft de Provincie aan dat er zorgen zijn met betrekking tot de real-time oplossing. Honeywell blijkt uiteindelijk niet in staat een real-time oplossing te kunnen leveren waarna de Provincie de inschrijving van Honeywell ongeldig verklaart. De voorzieningenrechter overweegt dat ongeldigverklaring van een inschrijving in de concretiseringsfase op basis van de aanbestedingsstukken mogelijk is. De enkele toelating van Honeywell tot de concretiseringsfase betekent niet dat de inschrijving daadwerkelijk geldig is. Uit bovenstaande uitspraak volgt dat een aanbestedende dienst er verstandig aan doet de mogelijkheid tot uitsluiting expliciet in de aanbestedingsstukken op te nemen.

Indien blijkt dat de beoogde opdrachtnemer kan voldoen aan de gestelde randvoorwaarden en eisen en dit naar genoegen kan worden vastgelegd in een overeenkomst, volgt de zogeheten Awardmeeting waarmee de opdracht definitief wordt gegund. Daarna volgt de uitvoeringsfase en zal de opdrachtnemer zijn inschrijving in de praktijk moeten gaan waarmaken.

Conclusie

Concluderend gezien kan toepassing van de Best Value Procurement tot meer flexibiliteit leiden binnen de reguliere aanbestedingsprocedures. Daaraan bestaat veel behoefte. Tegelijkertijd moeten de wettelijke aanbestedingsregels die gelden voor de aanbestedingsprocedures nog steeds gevolgd te worden. In een volgend blog gaan we nader in op het spanningsveld tussen de flexibiliteit van BVP en het dwingende karakter van aanbestedingsprocedures.

Ingomar Souren, partner vastgoed, bestuursrecht & aanbestedingen

Anne de Jong, advocaat vastgoed, bestuursrecht & aanbestedingen

 

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in en ontvang de laatste nieuwsupdates, artikelen, blogs en evenement notificaties.