Het UBO-register komt eraan

De meeste Nederlandse entiteiten zullen vanaf 27 september 2020 verplicht zijn om hun “Ultimate Beneficial Owners” (“UBO’s”), ofwel hun uiteindelijke belanghebbenden, in te schrijven bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Nieuwe entiteiten dienen bij oprichting direct hun UBO’s in te schrijven. Entiteiten die zijn opgericht voor 27 september 2020 krijgen 18 maanden om aan de registratieplicht te voldoen. Dit houdt in dat reeds bestaande entiteiten tot en met 27 maart 2022 de tijd hebben om hun UBO’s in te schrijven bij het handelsregister.

Registratieplicht en procedure



De registratie in het UBO-register zal verlopen via de website van de Kamer van Koophandel. De plicht om de UBO te registreren ligt bij degene aan wie de entiteit toebehoort of bij iedere bestuurder / persoon die met de dagelijkse leiding belast is. Entiteiten die na de inwerkingtreding worden opgericht, zullen verplicht zijn hun UBO’s direct te registreren op het moment van aanmelding bij het handelsregister.

Wijziging

In ons blog van 19 oktober 2019 vermeldden wij nog dat kerkgenootschappen uitgezonderd waren van de verplichting tot registratie. Echter, in de aangenomen wet is deze uitzondering voor kerkgenootschappen alsnog komen te vervallen. De UBO’s bij een kerkgenootschap zijn de natuurlijke personen die bij ontbinding van het kerkgenootschap als rechtsopvolger in het statuut van het kerkgenootschap zijn benoemd.

Hoe zit het ook al weer?

Wie is de UBO?

Wie de UBO is, kan per rechtsvorm verschillen. Voor B.V.’s en N.V.’s is de UBO de natuurlijke persoon die direct of indirect voor meer dan 25% economisch gerechtigd is tot de vennootschap of degene die de feitelijke zeggenschap uitoefent. Voor stichtingen en verenigingen is de UBO de natuurlijke persoon die een eigendomsbelang heeft van meer dan 25%, meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen ingeval van een statutenwijziging of de uiteindelijke feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon. Voor de V.O.F., maatschap, C.V. en rederij is de UBO de natuurlijke persoon die een eigendomsbelang heeft van meer dan 25% of meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen.

Welke entiteiten zijn tot registratie verplicht?

Het registreren in het UBO-register zal verplicht zijn voor:

  • BV’s en NV’s, anders dan beursvennootschappen en hun 100% directe en indirecte dochterondernemingen; 
  • Europese naamloze vennootschappen (SE's);
  • Europese economische samenwerkingsverbanden (EESV's);
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE's);
  • Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid en verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die een onderneming exploiteren;
  • Stichtingen;
  • Personenvennootschappen (maatschap, vof, cv) en
  • Rederijen.

Het registreren in het UBO-register zal in elk geval niet verplicht zijn voor:

  • Beursgenoteerde vennootschappen en hun 100% directe en indirecte dochterondernemingen;
  • Eenmanszaken;
  • Publiekrechtelijke rechtspersonen;
  • Vereniging van eigenaren;
  • Enkele historische rechtspersonen en
  • Buitenlandse rechtspersonen met een hoofd- of nevenvestiging in Nederland.

Openbaarheid van het UBO-register

Het UBO-register zal in Nederland gedeeltelijk openbaar zijn. Niet alle informatie die zal worden geregistreerd in het UBO-register zal voor het publiek inzichtelijk zijn. Het openbare gedeelte dat voor het publiek inzichtelijk is, zal bestaan uit de volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam;
  • Geboortemaand en -jaar;
  • Nationaliteit;
  • Woonstaat en
  • Aard en omvang van het economisch belang van de UBO.

Bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen wel toegang verkrijgen tot alle overige geregistreerde informatie, namelijk:

  • Geboortedag, -land en -plaats;
  • Woonadres;
  • BSN (Burgerservicenummer) en TIN (buitenlands fiscaal identificatienummer);
  • Afschrift geldig identiteitsdocument en
  • Afschrift van documenten waaruit aard en omvang van het economisch belang blijkt.

Indien een in Nederland opgerichte entiteit is uitgeschreven uit het UBO-gedeelte van het handelsregister, zullen de UBO-gegevens tot maximaal tien jaar na de uitschrijving toegankelijk blijven.

Afscherming

De UBO kan een verzoek doen bij de Kamer van Koophandel tot afscherming van zijn of haar openbaar te maken gegevens in het register. Na de aanvraag zullen de gegevens afgeschermd zijn tot het moment dat de Kamer van Koophandel het verzoek onherroepelijk heeft afgewezen en uiteraard afgeschermd blijven na toewijzing van het verzoek. Een dergelijk verzoek zal worden gehonoreerd in het geval er voor de UBO sprake is van een onevenredig risico, risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie.

Sancties bij overtreding registratieplicht

Voor de UBO-registratieplicht wordt een duaal sanctiestelsel voorgesteld. Overtreding kan zowel met bestuursrechtelijke als met strafrechtelijke sancties worden gehandhaafd. Het doel hiervan is het implementeren van een doeltreffende, evenredige en afschrikkende maatregel. Er zal op een consistente en coherente wijze afstemming worden gezocht tussen beide sanctiemogelijkheden.

Betekenis voor de praktijk

Het is van belang dat vanaf 27 september 2020 alle UBO’s telkens juist en tijdig worden ingeschreven. Om die reden is het belangrijk dat entiteiten, aandeelhouders en beleidsbepalers zich bewust zijn van de registratieplicht. Om sancties te voorkomen, zal te allen tijde zorgvuldig moeten worden bijgehouden wie de huidige UBO’s zijn.

 

 

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in en ontvang de laatste nieuwsupdates, artikelen, blogs en evenement notificaties.