Ondernemingsraad: let u ook op de privacy?

Ondernemingsraden hebben allerlei bevoegdheden binnen een organisatie. Zo ook op het gebied van privacy van werknemers. Dit blijkt maar weer uit een discussie tussen Apple en haar ondernemingsraad, die kortgeleden aan de rechter werd voorgelegd.

Wat was er aan de hand?

Om inzicht te krijgen in de tevredenheid van klanten, maakt Apple maakt sinds 2012 gebruik van een klanttevredenheidsenquêtesysteem. Nadat een (potentiële) klant een Apple store heeft bezocht, wordt deze om zijn ervaring gevraagd. Onder meer over hoe deze de hulp door de Applemedewerker heeft ervaren.

Sinds oktober 2016 besloot Apple om in de enquêtes de voornaam te vermelden van de medewerker die een klant had geholpen. De gedachte van Apple hierachter was om de respons op de enquêtes en daarmee – kwaliteit en kwantiteit van – de feedback van haar klanten te verhogen. De ondernemingsraad uitte zijn zorgen op het gebied van privacy van de werknemers. Apple had voorafgaand aan het nemen van deze beslissing geen instemming gevraagd aan de ondernemingsraad, terwijl dat, zo vond de ondernemingsraad, wel had gemoeten. Partijen kwamen in verscheidene overleggen niet tot overeenstemming, dus werd besloten de vraag aan de rechter voor te leggen.

Wat vond de rechter?

De kantonrechter is van mening dat Apple dit besluit inderdaad eerst ter instemming aan de ondernemingsraad had moeten voorleggen. De wet schrijft namelijk voor dat een beslissing omtrent een voorziening, die geschikt is voor waarneming van of controle op het gedrag of prestaties van werknemers, instemmingsplichtig is. Apple stelde nog dat het vorige klanttevredenheidsenquêtesysteem – die zonder voornaam – ook al kon worden gebruikt om voor waarneming op controle of gedrag. De kantonrechter gaf aan dat ook de wijziging van een huidige regeling op dit gebied onder het instemmingsrecht valt. Daarnaast oordeelde de kantonrechter dat een besluit om voortaan voornamen in de enquêtes te vermelden moet worden gezien als regeling omtrent het verwerken van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen, en tevens daarom als instemmingsplichtig besluit moet worden gezien. Tweemaal succes voor de ondernemingsraad dus.

Ondanks het inhoudelijke gelijk voor de ondernemingsraad, gaat het op de procedurele kant mis. De OR was namelijk te laat met het indienen van dit verzoek. Apple had volgens de rechter de jonge en onervaren ondernemingsraad ook niet expliciet hoeven wijzen op de aflopende termijn hiervoor. De kantonrechter komt in deze zaak niet meer toe aan de vraag óf het vermelden van voornamen in klanttevredenheidsonderzoeken rijmt met de Wet bescherming persoonsgegevens. Onze inschatting is als volgt.

Zou het opnemen van de voornamen zijn toegestaan?

Om persoonsgegevens te mogen verwerken, is een grondslag in de wet nodig. Dit volgt uit de Wet bescherming persoonsgegevens. Ervan uitgaande dat geen toestemming door de werknemers zou zijn gegeven voor het opnemen van de voornamen: Apple zou in dat geval een zogenoemd gerechtvaardigd belang moeten hebben om dit tóch te  mogen doen. Apple gaf aan dat dit gerechtvaardigd belang is om de respons op de enquêtes en daarmee – kwaliteit en kwantiteit van – de feedback van haar klanten te verhogen. Gesteld dat Apple dit belang en noodzaak daarvan kan aantonen, de werknemers goed over de nieuwe maatregel worden geïnformeerd, ervoor wordt gezorgd dat de privacy impact zo klein mogelijk blijft, er geen minder ingrijpende maatregel is die minder impact heeft op de privacy van de werknemer, en de gegevens niet voor andere doeleinden zouden worden gebruikt, zou Apple ons inziens de voornamen van werknemers in het klanttevredenheidsenquêtesysteem hebben kunnen opnemen.   

Kneppelhout & Korthals heeft ruime ervaring bij allerhande medezeggenschapsvraagstukken. Wij zijn u hierbij vanzelfsprekend graag van dienst! 

Arnold Birkhoff en Rogier van Huussen, advocaten Arbeid & Sociale Zekerheid

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in en ontvang de laatste nieuwsupdates, artikelen, blogs en evenement notificaties.