Vergaderen ten tijde van de huidige COVID-19 maatregelen

De uitbraak van COVID-19 (het coronavirus) en de maatregelen die als gevolg daarvan zijn genomen, hebben onder andere tot gevolg dat de mogelijkheid tot samenkomen en vergaderen zijn ingeperkt. De vraag rijst daardoor hoe ondernemingen zich hieraan kunnen aanpassen.

Wettelijke en statutaire bepalingen, elektronisch vergaderen

In artikel 2:226 lid 1 BW is bepaald dat de algemene vergadering dient te worden gehouden op de plaats die in de statuten is vermeld. Dat is dus een fysieke plek. Gezien de huidige omstandigheden en beperkingen is dat niet altijd meer mogelijk.

In artikel 2:227a lid 1 BW is opgenomen dat een vennootschap in haar statuten kan bepalen dat iedere aandeelhouder bevoegd is om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Er staat uitdrukkelijk ‘kan bepalen’. Er zullen dus vele statuten zijn, waarin deze mogelijkheid niet is opgenomen. Mocht dat wel zo zijn, dan schrijft de wet nog een aantal vereisten voor indien gebruik zou worden gemaakt van deelname door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Artikel 2:227a lid 2 BW bepaalt dat het vereist is:

  • dat de aandeelhouder kan worden geïdentificeerd;
  • dat hij / zij rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering; en
  • dat hij / zij het stemrecht kan uitoefenen.

Deze mogelijkheid betreft een zogenaamde ‘hybride vergadering’.

Hybride, omdat een volledig virtuele algemene vergadering in het Nederlandse recht namelijk nog niet mogelijk is. Hoewel er geen minimumvereiste bestaat voor het aantal personen dat fysiek aanwezig dient te zijn op de plaats van vergadering, blijft de aanwezigheid van de voorzitter, en in beginsel ook die van de bestuurders en – als die er zijn – commissarissen, vereist (Ondernemingsrecht 2019/4). Indien in een statutaire bepaling de mogelijkheid tot het elektronisch bijwonen van een vergadering is opgenomen, vervalt het wettelijke vereiste van een fysieke vergadering namelijk niet. Het zou echter wel een oplossing kunnen zijn om in de huidige omstandigheden, met inachtneming van de regel om 1,5 meter afstand te houden, toch een algemene vergadering te houden.

Overige mogelijkheden

Indien een vennootschap in haar statuten niet de mogelijkheid tot elektronisch vergaderen heeft opgenomen, zou men dit toch kunnen toepassen. Er worden dan – juridisch gezien – weliswaar besluiten genomen die vernietigbaar zijn, maar de vraag is of een rechter gezien de huidige omstandigheden die vernietiging zal uitspreken. Van belang is dat iedere vergadergerechtigde de gelegenheid heeft gehad om zijn / haar standpunten naar voren te brengen en dat daar een debat over heeft kunnen plaatsvinden. Dit soort juridisch vernietigbare besluiten kan overigens later, als het wel weer mogelijk is om ‘normaal’ te vergaderen, bekrachtigd worden in een volgende algemene vergadering.

Daarnaast biedt artikel 2:238 BW mogelijk uitkomst. In dit artikel is de mogelijkheid tot besluitvorming buiten vergadering opgenomen. Lid 1 bepaalt dat dit slechts mogelijk is, indien alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd en de bestuurders en – als die er zijn - commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen over de besluiten die voorliggen. De instemming van de vergadergerechtigden met de wijze van besluitvorming kan, tenzij de statuten anders bepalen, langs elektronische weg plaatsvinden. Stemming in het geval van besluitvorming buiten vergadering dient schriftelijk te geschieden. Stemmen via een online computerverbinding is ook mogelijk, tenzij dit in de statuten is uitgesloten. Een heel praktische oplossing zou dus zijn om via video conference, waaraan alle vergadergerechtigden en het bestuur en, indien van toepassing, de commissarissen deelnemen, een besluit buiten vergadering te nemen. Stemming moet dan nog wel, eventueel nadien, schriftelijk worden vastgelegd met vermelding van de wijze waarop iedereen heeft gestemd.

Uiteraard kan er ook voor worden gekozen om de vergadering uit te stellen. In veel gevallen zal dat echter niet wenselijk zijn. Daarnaast is het maar de vraag hoe lang de huidige beperkingen nog voortduren, als gevolg waarvan dit kalenderjaar / financieel jaar alsnog niet fysiek vergaderd kan worden. Als een vennootschap een gebroken boekjaar heeft, zal de noodzaak om te vergaderen, bijvoorbeeld om de jaarstukken vast te stellen, zich overigens eerder voordoen dan tegen het einde van het kalenderjaar.

Conclusie

Als uitstel geen optie is, omdat bepaalde besluiten geen uitstel dulden, is het in de huidige omstandigheden van belang dat deugdelijke besluitvorming ondanks alle maatregelen wel kan plaatsvinden. De statuten van de vennootschap bieden soms uitkomst, maar niet altijd. Indien in de statuten van de vennootschap wel de mogelijkheid tot elektronisch vergaderen is opgenomen, zal er toch een minimum aantal mensen fysiek ter plekke aanwezig moeten zijn, maar dan blijft het houden van een algemene vergadering mogelijk. Indien in de statuten van de vennootschap geen bepaling is opgenomen dat aandeelhouders door middel van een elektronisch communicatiemiddel mogen deelnemen aan de algemene vergadering, kan besluitvorming desondanks op die wijze geschieden, als de genomen besluiten achteraf maar worden bekrachtigd in een ‘normale’ vergadering, zodra dat weer mogelijk is. Alternatief is om te kiezen voor besluitvorming buiten vergadering, al dan niet door middel van een video conference.

 

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in en ontvang de laatste nieuwsupdates, artikelen, blogs en evenement notificaties.